Teams, Zoom och Meet – vad är det egentligen som skiljer de olika verktygen åt? Här får du veta allt du behöver för att sätta upp ett lyckat och säkert videomöte.

Det råder ingen brist på tjänster för att anordna videomöten på nätet. Flera tjänster finns till och med i kostnadsfria versioner som bara kräver några knapptryckningar för att komma igång med. Det är dock inte alla tjänster som lämpar sig för arbetslivet. Det gäller att välja rätt tjänst för rätt situation.

Låt den rätte komma in i videomötet

En väsentlig skillnad mellan olika videomötestjänster är sättet som mötesdeltagarna släpps in. Vissa tjänster släpper in alla användare som känner till det rätta mötesnumret eller ‑namnet. Gratistjänsten Skype Meet Now fungerar på detta vis. Denna insläppsmodell passar utmärkt för möten med släkten men är olämplig för möten där företagshemligheter diskuteras.

Möten med känsligare innehåll bör åtminstone skyddas med ett lösenord. Gratistjänsten Jitsi Meet och freemium-tjänsten Zoom låter dig som mötesarrangör lösenordsskydda dina möten så att ingen obehörig kan ansluta till dem. Ett problem som ändå kvarstår är risken för så kallad "zoombombing". Det är ett fenomen där nättroll sprider mötesnummer och lösenord för att låta mötessabotörer ansluta till mötena.

Om det finns risk för att ett gemensamt möteslösenord hamnar på avvägar kan två andra insläppsmetoder användas. Du kan antingen välja en tjänst där användarna måste logga in med användarnamn och lösenord eller en tjänst som erbjuder ett så kallat väntrum (ibland kallad lobby). Med ett väntrum aktiverat får deltagare som vill ansluta till mötet vänta där tills du som mötesarrangör släpper in dem. Denna funktion finns i bland annat Google Meet, Microsoft Teams, Nextcloud Talk och Zoom.

Webbaserade videomöten underlättar för gäster

Ifall du vill bjuda in mötesdeltagare från andra organisationer gäller det att tänka på smidigheten. Det är exempelvis långt ifrån alla medarbetare som kan installera nya applikationer på sina företagsdatorer utan att involvera it-avdelningen. Du underlättar därför för dina gäster genom att välja en videokonferenstjänst som fungerar direkt i webbläsaren.

Idag erbjuder nästintill alla videomötestjänster en webbaserad version. Den kan dock vara något avskalad rent funktionsmässigt jämfört med tjänstens eventuella Windows- och Mac OS-applikationer. Det är värt att ha i åtanke vid jämförelse av videomötestjänster.

Ett problem som ändå kvarstår är risken för så kallad "zoombombing".

Bra administration ger säkra videomöten

Många videokonferenstjänster stoltserar med att de stödjer många aktiva mötesdeltagare. Det är självfallet ett plus i protokollet, men något som är minst lika viktigt är möjligheten att administrera alla dessa mötesdeltagare. Här följer några exempel på användbara administrativa verktyg för dig som mötesarrangör. Tillgången till dessa verktyg varierar mellan olika videomötestjänster.

• Möjlighet att överblicka samtliga mötesdeltagare för att upptäcka eventuella obehöriga deltagare.
• Möjlighet att låsa mötesrummet så att inga fler deltagare kan ansluta.
• Möjlighet att enbart tillåta skärmdelning från din eller utvalda deltagares datorer.
• Möjlighet att dela upp mötesdeltagarna i mindre diskussionsgrupper för att låta alla komma till tals utan att deltagarna pratar i mun på varandra

Stäng ute snokande ögon från videomötet

Sist men inte minst är det viktigt att all trafik till och från mötesdeltagarnas datorer är krypterad. Lyckligtvis är detta numera ett icke-problem. Idag använder alla populära videomötestjänster krypterade anslutningar så att ingen utomstående part kan höra vad deltagarna säger. Det gör att deltagare kan ansluta till videomötena från publika wifinät utan risk för digital avlyssning. Huruvida det är lämpligt att delta på möten från publika miljöer där utomstående kan höra vad som sägs är en annan fråga.

Idag använder alla populära videokonferenstjänster krypterade anslutningar så att ingen utomstående part kan höra vad deltagarna säger.

Faktumet att alla videomötestjänster krypterar trafiken betyder inte att alla är lika säkra. Vissa tjänster erbjuder ännu högre säkerhet genom det som kallas totalsträckskryptering (även kallat end-to-end-kryptering). Med totalsträckskryptering aktivt kan inte ens företaget som driver videomötestjänsten avlyssna mötena.

Facetime, Wire och Signal totalsträckskrypterar alla videomöten. Jitsi Meet har experimentellt stöd för totalsträckskryptering. Zoom hamnade i blåsväder 2020 när de felaktigt påstod att de erbjöd totalsträckskryptering. Sedan dess har Zoom lagt till stöd för totalsträckskryptering på riktigt, även om aktivering av totalsträckskryptering begränsar mötesfunktionaliteten.

Bara för att en tjänst saknar stöd för totalsträckskryptering betyder det inte att företaget som driver tjänsten får spionera på mötena. I avtalet regleras vilka rättigheter som tjänsteleverantören har och i många sammanhang är det fullt tillräckligt. Det belyser samtidigt vikten av att enbart använda tjänster som är förenliga med organisationens it- och informationssäkerhetspolicy.

– Som med all annan informationshantering gäller det att välja verktygen efter behovet och skyddsvärdet hos informationen, sammanfattar Anne-Marie Eklund Löwinder, IT-säkerhetsexpert.

Om du på din arbetsplats använder Googles, Microsofts eller Nextclouds kontorssvit har du redan tillgång till en bra tjänst för att anordna videomöten (Google Meet, Microsoft Teams eller Nextcloud Talk). I så fall har din organisation granskat tjänsten och skrivit nödvändiga avtal med företaget som levererar tjänsten. Om du vill använda en annan tjänst måste du först be ansvarig person att granska och godkänna den nya tjänstens avtal.

Oavsett vilken tjänst som du väljer är det en god idé att kontrollera vad som står i organisationens it- och informationssäkerhetspolicy gällande videomöten. I policyn kan det finnas riktlinjer för vad som får diskuteras i videomöten och vilka tjänster som får användas för olika ändamål.

Det är avslutningsvis värt att tänka på att ingen krypteringslösning skyddar om deltagare ringer in till mötet via telefon. Det är därför en säkerhetsmässig fördel om alla deltagare ansluter via sina datorer eller mötesappar på sina mobiler.