Vad är skillnaden på verktyg för videokonferenser som Zoom och Teams? Här får du veta allt du behöver för att sätta upp ett lyckat videomöte.

Det råder knappast någon brist på tjänster för att anordna videobaserade möten och seminarier på nätet. Flera tjänster finns till och med i kostnadsfria versioner som bara kräver några knapptryckningar för att komma igång med. Det är dock inte alla tjänster som lämpar sig för arbetslivet.

Om din arbetsplats använder Googles eller Microsofts kontorssvit har du redan tillgång till en videokonferenstjänst i form av antingen Google Meet eller Microsoft Teams. Dessa tjänster är en bra utgångspunkt eftersom avtalet med Google eller Microsoft redan är granskat och godkänt. Ifall du vill använda en annan tjänst bör du först be din arbetsgivare granska det nya avtalet. Tjänsten måste både vara tillåten att använda för det tänkta ändamålet och ha ett användaravtal som är förenligt med er it- och informationssäkerhetspolicy.

Låt den rätte komma in i videosamtalet

En väsentlig skillnad mellan olika videokonferenstjänster är sättet som mötesdeltagarna släpps in. Vissa tjänster släpper in alla personer som känner till det rätta mötesnumret eller ‑namnet. Gratistjänsten Skype Meet Now fungerar på detta vis. Denna insläppsmodell passar utmärkt för publika webbinarier men är olämplig för möten där företagshemligheter diskuteras.

Möten med känsligare innehåll bör åtminstone skyddas med ett lösenord. Gratistjänsten Jitsi Meet och freemium-tjänsten Zoom låter dig som mötesarrangör lösenordsskydda dina möten så att ingen obehörig kan ansluta till dem. Ett problem som ändå kvarstår är risken för så kallad ”zoombombing”. Det är ett fenomen där troll sprider mötesnummer och lösenord som de har kommit över för att låta mötessabotörer ansluta till mötena.

Om det finns risk för att ett gemensamt möteslösenord hamnar på avvägar kan två andra insläppsmetoder användas. Du kan antingen välja en tjänst där användarna måste logga in med sitt eget användarnamn och lösenord eller en tjänst som erbjuder ett så kallat väntrum (ibland kallad lobby). Med ett väntrum aktiverat får deltagare som vill ansluta till mötet vänta där tills du som mötesarrangör beviljar dem inträde. Denna funktion finns i bland annat Google Meet, Teams och Zoom.

Webbaserade tjänster underlättar för gäster

Ifall du vill bjuda in mötesdeltagare från andra organisationer gäller det att tänka på smidigheten. Det är exempelvis långt ifrån alla medarbetare som kan installera nya applikationer på sina företagsdatorer utan att involvera it-avdelningen. Du underlättar därför för dina gäster genom att välja en videokonferenstjänst som fungerar direkt i webbläsaren.

Idag erbjuder i princip alla populära videokonferenstjänster en webbaserad version. Den kan dock vara något avskalad rent funktionsmässigt jämfört med tjänstens eventuella Windows- och Mac OS-applikationer. Det är värt att ha i åtanke vid jämförelse av videokonferenstjänster.

Ett problem som ändå kvarstår är risken för så kallad ”zoombombing”.

Bra administration ger säkra videomöten

Många videokonferenstjänster stoltserar med att de stödjer jättemånga aktiva mötesdeltagare. Det är självfallet ett plus i protokollet, men något som är minst lika viktigt är möjligheten att administrera alla dessa mötesdeltagare. Här följer några exempel på användbara administrativa verktyg för dig som mötesarrangör. Tillgången till dessa verktyg varierar mellan olika videokonferenstjänster.

• Möjlighet att överblicka samtliga mötesdeltagare för att upptäcka eventuella obehöriga deltagare.
• Möjlighet att låsa mötesrummet så att inga fler deltagare kan ansluta.
• Möjlighet att enbart tillåta skärmdelning från din eller utvalda deltagares datorer.
• Möjlighet att bryta upp mötesdeltagarna i mindre diskussionsgrupper för att låta alla komma till tals utan att deltagarna pratar i mun på varandra

Stäng ute snokande ögon från videosamtalet

Sist men inte minst är det viktigt att all trafik till och från mötesdeltagarnas datorer är krypterad. Lyckligtvis är detta numera ett icke-problem. Idag använder alla populära videokonferenstjänster krypterade anslutningar så att ingen utomstående part kan höra vad deltagarna säger. Det gör att videokonferenstjänsterna till och med kan användas på publika wifinät utan risk för digital avlyssning. Huruvida det är lämpligt att genomföra möten i publika miljöer där utomstående kan höra vad som sägs är en annan fråga.

Idag använder alla populära videokonferenstjänster krypterade anslutningar så att ingen utomstående part kan höra vad deltagarna säger.

Det faktum att alla videokonferenstjänster krypterar trafiken innebär däremot inte att de är lika säkra. Vissa tjänster, exempelvis Facetime och Wire, erbjuder det som kallas end-to-end-kryptering, vilket gör det helt tekniskt omöjligt för de som driver tjänsterna att avlyssna samtalen. Bara för att en tjänst saknar stöd för end-to-end-kryptering betyder det dock inte att de som driver tjänsten får spionera på möten. I avtalet regleras vilka rättigheter som tjänsteleverantören har och i många sammanhang är det fullt tillräckligt. Säkerheten och användarvänligheten måste trots allt gå hand i hand.

– Som med all annan informationshantering gäller det att välja verktygen efter behovet och skyddsvärdet hos informationen, sammanfattar Anne-Marie Eklund Löwinder, IT-säkerhetsexpert.

Värt att nämna i sammanhanget är att ingen krypteringslösning skyddar om deltagare ringer in till mötet via telefon. Det är därför en säkerhetsmässig fördel om alla deltagare ansluter via sina datorer eller dedikerade appar på sina mobiler.

Sammanfattning

Du som letar efter en ny videokonferenstjänst har massvis av alternativ att välja mellan. I den här artikeln har vi nämnt it-jättarna Microsofts, Googles och Apples alternativ. Vi har också lyft upp några gratistjänster som Jitsi Meet och Skype Meet Now. Utöver dessa tjänster finns flera lösningar som säljs av renodlade videokonferensföretag, däribland Bluejeans, GoToMeeting (del av LogMeIn), Webex (del av Cisco) samt redan nämnda Wire och Zoom. Besök gärna deras webbplatser och jämför erbjudandena för att hitta videokonferenstjänsten som passar bäst för dig, ditt möte och din organisation.